จัดอบรมเสริมศักยภาพคนทำงาน สื่อสารอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

พูดเก่งไม่เน้นฟัง ฟังเก่งไม่เน้นพูด สภาผู้บริโภค เปิดคอร์สจัดอบรมเสริมศักยภาพพนักงาน การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เน้นวิเคราะห์-ให้เกียรติคู่สนทนา โดยใช้ภาษาอย่างสร้างสรรค์ จังหวะ น้ำเสียง สายตา และภาษากาย พร้อมชี้ให้เห็นปัญหาของการฟัง การรับฟังอย่างมีคุณภาพ

เมื่อเร็วๆ นี้ สำนักงานสภาผู้บริโภค จัดอบรมพัฒนาศักยภาพคนทำงาน ณ โรงแรมอวานี รัชดา  ซึ่งการอบรมครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เน้นให้ความรู้หลักการ รูปแบบ และองค์ประกอบของการสื่อสาร ปัญหาการสื่อสารที่พบเจอบ่อยๆ การปฏิบัติการการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ร่วมเรียนรู้การปรับตัวเข้ากับคนแต่ละประเภท ศึกษาจุดเด่นจุดด้อยของเพื่อนร่วมงาน

ช่วงแรกมีบรรยายในหัวข้อ “ปัญหาในการสื่อสาร” พบว่า เกิดจากหลายปัจจัย ความไม่ชัดเจน ความไม่เข้าใจ การฟังที่ไม่ดี จับประเด็นไม่ได้ ความขัดแย้ง ไม่ให้ความร่วมมือ ความเครียดและไม่มั่นใจ โดยเฉพาะการเกิดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารมาจากความแตกต่าง ต่างกรอบความคิด ต่างแรงผลักดัน ต่างความรู้และประสบการณ์

การสื่อสารที่ดีต้องเป็นแบบ Two Way Communication  นอกจากเรื่อง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ต้องรู้จักตัวเอง วิเคราะห์คู่สนทนา และออกแบบการสื่อสาร โดยเฉพาะการวิเคราะห์ผู้รับสารนั้นมีความสำคัญมาก ความแตกต่างกันด้านบุคลิกภาพ (Personality Type) จำนวนผู้ฟัง เพศและวัย พื้นฐานความรู้ความเข้าใจ ความสนใจ ทัศนคติและอารมณ์

สำหรับความแตกต่างกันด้านบุคลิกภาพ (TYPE) D-I-S-C Model แบ่งพฤติกรรมและนิสัยของมนุษย์ออกเป็น 4 ประเภท คือ Dominance (มีอำนาจ), Influence (มีอิทธิพล), Steadiness (มีความมั่นคง) และ Compliance (มีความเห็นพ้อง)   

D หรือ Dominance : เป็นคนที่ให้ความสำคัญกับงานเป้าหมาย ผลลัพธ์ ความสำเร็จ และความคิดของตัวเอง ตัดสินใจเร็วและเด็ดขาด มองหาความท้าทาย รักการพัฒนาสิ่งใหม่ ๆ ไม่กลัวการเปลี่ยนแปลง พร้อมที่จะเสี่ยง สนุกกับการแก้ปัญหา มุ่งมั่นชิงชัยให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์และความสำเร็จ

I หรือ Influence :เป็นคนสนุกสนาน เฮฮา มีไอเดียสร้างสรรค์ เต็มเปี่ยมไปด้วยพลังงาน รักอิสระ ไม่ขังตัวเองอยู่ในกรอบ จึงไม่ชอบวางแผน มองโลกในแง่ดี เป็นคนเปิดเผย มีมนุษยสัมพันธ์เป็นเลิศ และสร้างบรรยากาศรื่นเริงให้ผู้อื่น หลงใหลในรอยยิ้มและเสียงหัวเราะ

S หรือ Steadiness : เป็นมิตรกับทุกคน จริงใจ มั่นคง และภักดี เป็นคนรักสงบ รอบคอบ นิ่งเงียบ อบอุ่น ห่วงใย ใส่ใจคนรอบข้าง ทั้งยังชอบช่วยเหลือผู้อื่น คอยอยู่เบื้องหลังความสำเร็จ เป็นผู้ฟังที่ดี ยืดหยุ่น และมีไหวพริบดี ชอบทำงานเป็นทีม ชอบอยู่ในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคย และทำงานตามระดับความเร็วของตนเอง

C หรือ Compliance :เป็นคนเงียบขรึม ขี้อาย เก็บตัว รักความสมบูรณ์แบบ ลงรายละเอียด ให้ความสำคัญเรื่องสถิติและข้อมูล คิดเป็นเหตุเป็นผล ทำงานด้วยข้อเท็จจริง เที่ยงตรง แม่นยำ มีตรรกะ คิดเป็นระบบ วางแผนล่วงหน้าเสมอ และต้องการให้ทุกอย่างเป็นไปตามที่คิดไว้

พร้อมกันนี้ มีการแนะนำการทำงานร่วมกับคนแต่ละประเภท ทั้ง 4 กลุ่ม ซึ่งคนแต่ละประเภทล้วนมีจุดแข็งและจุดอ่อนที่แตกต่างกัน ทำให้พวกเขามีการแสดงออกที่ไม่เหมือนกัน  

ในช่วงท้าย ของการอบรม ฝึกทักษะการฟัง Listening Skill  โดยมีการ work shop จับคู่เพื่อพัฒนาทักษะการฟัง   และวิเคราะห์คู่สนทนาในการฟังว่า อยู่ในระดับใด โดยการฟังแบ่งเป็น 4 ระดับ  ดังนี้

• ระดับที่ 1 Downloadaing:รู้อยู่แล้ว  การฟังเพื่อหาข้อมูลที่เราคาดหวังอยู่แล้ว การฟังในระดับนี้ไม่แม้แต่จะเป็นการเข้าใจความรู้สึกของคนอื่น
• ระดับที่ 2 Factual ฟังเพื่อตามหาข้อเท็จจริง มุ่งเน้นไปที่การสอบถามมากกว่าทำความเข้าใจความรู้สึกของผู้พูด   เลือกแต่สิ่งที่น่าสนใจ จนลืมสังเกตสายตาและน้ำเสียงของผู้พูด
• ระดับที่ 3 Empatheic การฟังเพื่อเข้าอกเข้าใจคนอื่น  ฟังแบบเอาใจเขามาใส่ใจเรา โดยไม่ตัดสินว่าผิดหรือถูก
• ระดับที่ 4 Generative พร้อมที่จะช่วยกันหาทางออก โดยไม่ได้เอาคติของตัวเองเป็นบรรทัดฐาน

ส่วนการเตรียมการพูดอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ใช้หลัก 6W3H  จดประเด็นหัวข้อที่ต้องการพูด  เตรียมข้อมูลเพิ่มเติมให้เห็นภาพเดียวกัน กำหนดเวลาพูด สร้างความสนใจ ระวังภาษาที่ใช้  เป็นต้น